Аутсорсинг управления корпоративным автопарком

Компания Loftice оказывает услуги комплексного управления автопарком. Мы возьмем на себя полное и эффективное управление парком автомобилей: от покупки, комплексного обслуживания в течение срока владения и до продажи.

Аудит и консультирование

Наши специалисты изучат и проанализируют существующую у Вас структуру управления корпоративным автопарком. По итогам аудита мы подготовим отчет и наши рекомендации по оптимизации затрат. Как результат, Вы получите независимую и объективную экспертную оценку существующего положения дел в автопарке.

Аутсорсинг транспортной службы

У Вашей компании есть парк автомобилей и Вы хотите структурировать систему управления и отчетности, наладить работу с десятками контрагентов, осуществлять постоянный мониторинг предложений по различным сервисам, связанным с обеспечением бесперебойного функционирования автопарка, тем самым снизить финансовые и ресурсные затраты на содержание корпоративного автопарка? Наша компания готова взять на себя полный комплекс услуг по управлению корпоративным автопарком, тем самым обеспечить бесперебойность в оказании услуг, прозрачность всех процессов и процедур, а также документационное обеспечение проекта и ответственность за конечный результат.

Аутсорсинг сопутствующих функций 

Управление корпоративным парком машин сопряжено с взаимодействием с большим количеством поставщиков и контрагентов, ведением объемного документооборота и постоянной вовлеченностью в рутинные процессы, которые связаны с взаимодействием с органами ГИБДД, страховыми компаниями, и сервисными службами. Loftice предлагает доверить нашим специалистам такие функции, как взаимодействие с госорганами и страховыми компаниями, проведение семинаров по безопасному вождению и контрольно-тестовые заезды. Мы также проводим оценку рыночной стоимости авто перед его продажей и оказываем услуги по проведению аукционов

Аутсорсинг документооборота

Обслуживание корпоративного автопарка – это объемный документооборот и множество деталей в отчетной документации, изучение и проверка которых отнимает много времени. Специалисты Loftice готовы избавить Вас от ежемесячной рутины и осуществлять проверку всех работ, которые были произведены контрагентами, а также подготовку всех необходимых документов для обеспечения функционирования корпоративного автопарка. Мы готовы проводить такие работы удаленно, тем самым экономя Ваше рабочее пространство. В рамках сотрудничества Вы будете получать на регулярной основе любые необходимые отчеты в электронном или бумажном виде.       

Кадровое делопроизводство и расчет заработной платы

Мы отлично понимаем, что неточности в оформлении документов могут привести к неприятным последствиям. Вот почему мы предлагаем вам решения конкретных задач, основанные на нашем опыте многократного прохождения проверок, разрешения трудовых споров и участия в судах. Мы всегда рассматриваем ситуацию всесторонне - не только с учетом норм законодательства, но и с учетом специфики вашего бизнеса.

Расчет заработной платы

Услуга расчета заработной платы включает в себя:

  • Расчет сумм оплаты труда и других выплат Работникам, а также Исполнителям, оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера с Клиентом
  • Расчет компенсационных выплат(проезд, питание, мобильная связь и пр.)
  • Расчет больничных, отпусков, компенсаций за неиспользованный отпуск, выходных пособий и иных видов компенсаций и выплат, предусмотренных законодательством РФ
  • Расчет налогов и страховых взносов с фонда оплаты труда, предусмотренных законодательством РФ
  • Подготовка расчетных ведомостей по работникам с разбивкой по видам начислений и удержаний, по центрам затрат
  • Подготовка расчетных листков на работника
  • Подготовка отчетов по расчету больничного листа
  • Подготовка справок о заработке при увольнении работника (4-Н)
  • Подготовка справок 2-НДФЛ
  • Подготовка платежных документов
  • Подготовка обязательных формы налоговой и государственной отчетности по заработной плате
  • Сопровождение клиента при проведении проверок и инспекций

Расчет заработной платы возможен как в специализированной программе Клиента, так и в программе нашей компании (1с ЗУП).

При дистанционном предоставлении услуги возможно периодическое посещение офиса Клиента для контроля подписания документации и направление документации по итогам расчета по электронной почте Клиенту.

Услуга по расчету заработной платы может оказываться в комплексе с ведением кадрового делопроизводства компании.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Мы всегда готовы делиться своим профессиональным опытом учета персонала, решать нестандартные ситуации и помогать избегать финансовых и юридических рисков.Наша услуга по ведению кадрового делопроизводства включает в себя формирование кадровой документации по следующим кадровым операциям:

  • Прием на работу
  • Изменение условий трудового договора
  • Предоставление отпуска
  • Направление в командировку
  • Увольнение
  • Поощрение работника
  • Привлечение к сверхурочной работе или к работе в выходные
  • Применение дисциплинарного взыскания
  • Оформление договоров материальной ответственности
  • Учет рабочего времени
  • и многое другое

Ведение учета персонала специалистами нашей компании возможно как в офисе Вашей компании, так и дистанционно. При дистанционном ведении кадрового учета возможно периодическое посещение офиса Клиента для контроля подписания кадровой документации и формирования дел или направление кадровой документации по электронной почте.

Ведение кадрового администрирования может оказываться в комплексе с услугой расчета заработной платы.

Аудит кадровой документации

Часто чтобы оптимизировать расходы компании и снизить налог на прибыль, может понадобиться аудит не только бухгалтерской, но и кадровой документации.

Вот почему мы предлагаем вам провести аудит системы кадрового делопроизводства, идентифицировать проблемы/зоны для оптимизации и, что представляется нам еще более важным при оказании консалтинговых услуг, предложить вам различные варианты практического решения тех или иных проблем и вопросов.

Оценка кадровой документации бывает двух видов:

«Классический» - оценка соответствия кадровой документации нормам трудового законодательства;

«Углубленный» - оценка соответствия кадровой документации начислениям работникам.

Каждая из предлагаемых оценок может проводиться в следующих направлениях:

  • за определенный период;
  • по определенному списку работников;
  • по определенному виду кадровых документов;
  • по определенному HR-процессу.

Мы гарантируем высокое качество экспертизы, основанное на нашем богатом практическом опыте и знаниях.

Восстановление и разработка кадровой документации

Не всегда удается правильно построить процесс кадрового учета в компании и избежать подводных камней в оформлении кадровых документов.

Мы готовы помочь в восстановлении и разработке кадровой документации. Наши возможности:

  • Разработка шаблонов необходимых документов с учетом специфики компании;
  • Разработка локальных нормативных актов, как обязательных, так и под HR-процессы компании;
  • Восстановление отсутствующих кадровых документов.

Восстановление документации поможет вам упорядочить операции с персоналом, успешно проходить проверки государственных органов (в том числе и налоговой инспекции) как в случае плановой, так и в случае целевой проверки.

Консультирование по вопросам трудового права

Основная функция консультации, как мы считаем, – помогать компании принимать оптимальные всесторонне взвешенные решения в области управления персоналом.

Консультирование нашими экспертами – это:

  • Получение рекомендаций в течение 2-3 часов с помощью электронной почты или телефона;
  • Разъяснение вопросов практического применения законодательных актов;
  • Предложение вариантов выхода из сложившейся ситуации.

Мы гарантируем высокое качество консультации, основанное на нашем богатом практическом опыте и знаниях.

Постановка кадрового администрирования с нуля, обучение специалиста

Если Ваша компания только начинает свою деятельность или если Вы решили уделить более пристальное внимание процессу кадрового учета, мы можем предложить Вам регламенты по оформлению стандартных кадровых процедур таких как:

  • Прием на работу
  • Изменение условий труда (должность, оклад, подразделение
  • Направление в командировку
  • Предоставление отпуска
  • Увольнение
  • и многое другое

В зависимости от уровня профессиональных знаний и навыков, а так же с учетом специфики кадровых процессов Вашей компании мы можем составить индивидуальную программу и провести обучение Вашего специалиста, в обязанности которого входит ведение кадрового делопроизводства.

Аутсорсинг административных функций

Мы организуем и предоставим профессиональную и бесперебойную административную поддержку Вашего бизнеса в том формате, который удобен Вам и Вашим сотрудникам. Для того чтобы выявить, какие сервисы необходимы, мы проведем комплексную оценку потребностей в административной поддержке и смоделируем оптимальный вариант оказания сервиса для вашей компании. В офисе можно чувствовать себя, как дома!

Аутсорсинг ресепшн

Мы обеспечим работу Вашей приемной в соответствии с лучшими практиками и вашими пожеланиями. Мы не просто предоставляем персонал, а берем на себя всю работу, которая связана с функционированием приемной. Это значит, что Вы не просто получите сотрудников приемной соответствующей квалификации, мы их обучим, как нужно работать именно в Вашей компании и в Вашей приемной. Вам не нужно больше беспокоиться о заменах и обучении новичков. Ваша приемная будет работать всегда так, как Вам нужно.

Организация почтовой службы (mail-room)

Мы с удовольствием выполняем функции обработки входящей и исходящей корреспонденции / грузов, организации командировок и транспорта для сотрудников, координацию работы водителей. Мы построим взаимодействие с подрядчиками, проконтролируем качество их работы, а также надлежащий и своевременный документооборот.

Материально-техническая поддержка офиса

Поддержание уюта в офисе постоянно требует внимания. Команда Loftice может быть Вам полезной в решении целого ряда вопросов, которые способны отнять у Вас массу дорогого времени:

  • взаимодействие с арендодателем и управление работой подрядчиков
  • организация обслуживания переговорных (бронирование, питание, оборудование)
  • организация новых рабочих мест / внутриофисные перемещения сотрудников
  • организация мелкого ремонта мебели и офиса
  • организация уборки офиса и управление клининговой службой
Автоматизация

Сервис должен быть удобным как для исполнителя, так и для заказчика. Качественный современный административный сервис невозможен без автоматизации. Оказывая услуги, компания Loftice использует специальную программу «EFFICE», которая автоматизирует множество административных функций в офисе. EFFICE очень простая и удобная система, построенная по принципу проектного управления, которая позволяет:

  • одновременно работать неограниченному количеству пользователей
  • согласовывать и контролировать расходы организации
  • ставить задачи исполнителям и контролировать их исполнение на каждом этапе работ
Управление строительством и отделочными работами

Если перед Вами стоит задача по изменению офисного пространства, например, переезду в большее или более удобное помещение, мы обеспечим всю цепочку операций по организации нового офиса с момента его поиска и вплоть до первого рабочего дня в новом помещении.

Поиск нового помещения

Мы считаем, что при принятии решения о выборе нового офиса, Клиенту не обязательно тратить время на просмотр всех вариантов, предоставленных брокером или найденных самостоятельно. Тратить время стоит только на варианты, которые уже предварительно изучены, отсмотрены и оценены нашим менеджером проекта. Ведь при выборе нужно учитывать много факторов наряду с местоположением и ценой нового офиса. По каждому из предлагаемых клиенту вариантов мы готовим:

  • подробный анализ затрат
  • SWOT анализ
  • техническую оценку
  • план размещения сотрудников

Представляя интересы Клиента, мы ведем переговоры с будущим арендодателем, а также проводим анализ договора аренды.

Дизайн и планировка офиса

Если перед Вами стоит задача оценить удобство и возможности нового офиса по размещению сотрудников, или Вы хотите провести перепланировку в текущем офисе, мы будем рады разработать для Вас новое дизайн или архитектурно-планировочное решение с учетом Ваших пожеланий, всех норм и требований законодательства, а также соображений эффективности и наименьших затрат. Обладая допуском СРО на выполнение проектных работ и штатом профессиональных инженеров-проектировщиков, мы также с радостью подготовим для Вас всю необходимую рабочую документацию для проведения тендера или непосредственно выполнения ремонтных работ.

Организация ремонтных работ

Ремонтные и отделочные работы в офисе - это проект, который должен закончиться вовремя. Ведь если стройка затягивается — это существенно увеличивает расходы на офис. Для того чтобы соблюсти сроки ремонта и его качество, надо правильно выбрать подрядчика, четко согласовать с ним вид и объем работ, а также вести контроль работ на площадке. Мы берем на себя организацию и проведение конкурса на выбор подрядчика формализуем и подробнейшим образом прописываем техническое задание, оцениваем смету, а также согласуем и контролируем выполнение графика работ на площадке. Таким образом, клиент получает офис, отремонтированный в срок с надлежащим качеством и в рамках утвержденного бюджета. Обладая допуском СРО на выполнение подрядных работ, мы также имеем успешный опыт выполнения функции Генерального подрядчика.

Переезд в новый офис

Организация переезда в новый офис обычно вызывает головную боль, а совершенно напрасно. При правильном планировании, наличии инструкций для сотрудников и контроле работы транспортной компании переезд проходит безболезненно и вовремя, а рабочий процесс при этом не прекращается ни на минуту. Мы успешно организовали переезды многих компаний и будем рады помочь Вам!

Наши работы